Grievance Policy

Kebijakan Alasan Keluhan

Grievance Policy (lihat Ombudsman)

Trinity College menyadari pentingnya proses yang adil dalam menangani perselisihan pendapat yang muncul dalam College. Karena itu, pihak Trinity College menjunjung tinggi dan menaati peraturan Negara dan Commonwealth, beserta persyaratan Educational Services for Overseas Students (ESOS) Act 2007 yang mengaruskan tersedianya pilihan yang jelas bagi siswa internasional untuk menyelesaikan keluhan dan keberatan mereka.

Pihak College melakukan pendekatan untuk menyelesaikan keluhan dan keberatan siswa (kecuali dalam semua kasus pelecehan dan kelalaian – lihat Student Code of Conduct tertanggal 1 Januari 2007) seperti yang tertulis pada tata cara berikut. Tujuan yang ingin dicapai selama ini adalah untuk mempertimbangkan ragam pilihan yang bisa diambil untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan itikad baik.

  • Apabila memungkinkan, jalan keluar informal akan diambil untuk menyelesaikan perselisihan apapun
  • Seorang siswa dapat membuat keluhan formal dengan cara membawa permasalahan tersebut kepada mentor mereka untuk mendapatkan petunjuk, atau dengan cara menyerahkan surat yang ditujukan secara langsung kepada pihak Eksekutif TCFS di Wynne Cottage.
  • Siswa bersangkutan dapat memilih perwakilan untuk mendampingi mereka dalam penyelesaian permasalahan yang ada
  • Proses formal apapun akan dilakukan melalui para Eksekutif TCFS atau perwakilannya
  • Penyelesaian perselisihan apapun akan dilakukan sesegera mungkin sejak terjadinya penyebab ketidak puasan siswa.
  • Dalam menyelesaikan permasalahan, kerahasiaan semua pihak akan dijaga sebaik mungkin
  • Para siswa dapat meyakini bahwa mereka tidak akan dirugikan dalam bentuk apapun karena telah mengajukan keluhan.
  • Apabila perselisihan tetap tidak terselesaikan setelah jalur informal maupun proses formal ditempuh, maka kedua belah pihak berhak untuk melakukan pendekatan terhadap Dean of International Programs.
  • Pengajuan banding terhadap keputusan dari Eksekutif TCFS atau Dean of international Programs dapat dilakukan secara tertulis kepada Warden of Trinity College (Lihat Prosedur Appeal 1.2)
  • Siswa Foundation Studies juga dapat membawa permasalahan ini kepada pihak luar secara langsung kepada International Students Ombudsman yang tanpa biaya akan: meninjau dokumen kebijakan bersangkutan dan prosedur dari Trinity College; meninjau ulang fakta-fakta dari kasus yang terjadi, menetapkan apakah pihak College telah menaati kebijakan internal dan prosedur mereka dan telah mengikuti hukum dan peraturn yang ada, menetapkan apakah kasus siswa tersebut telah dipertimbangkan secara adil dan objektif; membuat penelitian akhir mengenai apakah banding yang ada ditolak (dimana keputusan asal College tetap berlaku), atau apakah permohonan banding bertahan (dimana keputusan College akan diubah sesuai kasus yang menyangkut siswa tersebut) dan, mengkomunikasikan  tentang temuan yang ada secara tertulis kepada pemohon banding dan pihak College.

Prosedur Appeal/Banding

  1. Tahap Internal:

    • 1.1. Sebagai akibat pengajuan keluhan terhadap kebijakan atau prosedur College apapun, baik untuk persoalan akademik maupun administratif, atau berkaitan dengan perilaku pribadi, siswa Trinity College Foundation Studies dapat mengajukan banding terhadap putusan sebelumnya dalam jangka waktu 20 hari sejak diterimanya pemberitahuan keputusan tersebut.
    • 1.2. Siswa bersangkutan akan menyerahkan sebuah surat pernyataan kepada Warden of the College menjelaskan dasar pengajuan banding, yang bisa merupakan salah satu dari tiga alasan berikut:
      • 1.2.1. Bahwa tidak ada bukti baru yang perlu dipertimbangkan menyangkut kekeliruan yang terjadi.
      • 1.2.2. Keputusan asli mengenai tiap penalti yang diberikan tidak dibuat dengan prosedur yang seharusnya seperti tertulis diatas.
      • 1.2.3. Bahwa salah satu permasalahan yang ada tidak didengar atau diputuskan dengan adil.
    • 1.3. Warden of Trinity College akan memutuskan apakah sebuah kasus berstatus prima facie selama salah satu kriteria yang ada telah terpenuhi. Apabila tidak ada dengar pendapat banding yang dirasa perlu, maka hal ini akan ditutup dengan status ‘ Permohonan Banding Ditolak’. Sebuah pernyataan tertulis menjelaskan alasan penolakan untuk memperpanjang permasalahan ini akan dikirimkan kepada siswa bersangkutan. Siswa tersebut akan diberitahukan mengenai haknyauntuk mengajukan banding melalui pihak luar lewat Ombudsman. Apabila salah satu kriteria telah dipenuhi secara prima facie, banding yang diajukan akan dilangsungkan dalam 10 hari sejak penerimaan banding tersebut.
    • 1.4. Pengaju banding dapat didampingi oleh seorang pendamping yang bukan seorang pengacara.
    • 1.5. Masalah tersebut akan didengarkan secara perseorangan oleh sebuah panel yang terdiri dari 2 orang yang berposisi internal dalam Trinity College dan ditunjuk oleh Warden untuk peran tersebut, tanpa melibatkan individu manapun yang terlibat secara langsung dalam penyelidikan awal atau proses disiplin. Pendaftaran siswa akan tetap berlaku dan mereka akan tetap berhak menghadiri setiap kelas yang ada selama proses ini berlangsung, dan tidak akan ada biaya tambahan yang dibebankan pada siswa karena mengajukan banding ini.
    • 1.6. Apabila banding yang diajukan telah disetujui, siswa bersangkutan tidak akan dikenai hukuman apapun, dan tidak akan diambil tindakan yang akan merugikan siswa tersebut. Status penerimaan mereka akan tetap berlaku, dengan dokumen yang disimpan sebagai catatan dalam berkas siswa tersebut. Siswa bersangkutan dapat merasa tenang karena mereka tidak akan menerima kerugian apapun sebagai akibat pengajuan banding ini.
  2. Tahap Eksternal:

    • 2.1. Apabila pengajuan banding ditolak, siswa tersebut berhak membawa permasalahan ini kepada International Students Ombudsman. Ombudsman adalah pihak independen yang tidak terlibat dengan pihak Trinity College dalam hal apapun. Tidak akan ada biaya tambahan bagi siswa tersebut untuk diambilnya proses eksternal ini.
    • 2.2. Apabila keputusan Ombudsman menguntungkan siswa bersangkutan, pihak College akan memberikan informasi dengan segera kepada siswa tersebut. Tidak akan ada tindakan yang diambil untuk merugikan siswa. Apabila pengajuan banding ini ditolak, pihak College akan mengambil tindakan apapun yang dibutuhkan sesuai ESOS Act, DIAC, atau sesuai kebijakan dan prosedur Trinity College Lainnya.
  3. Kewajiban

    • 3.1. Siswa diharuskan untuk menaati peraturan dan codes of conduct Trinity College
    • 3.2. Staf Trinity College akan diharuskan untuk membantu dengan cara memberlakukan prosedur dan perilaku yang sepantasnya dan juga untuk memberikan bukti apapun yang tersedia bagi penyelidikan internal dan/atau eksternal.
    • 3.3. Dean of International Programs diharuskan untuk menaati kebijakan dan prosedur College berkaitan dengan keluhan dan pengajuan banding dan untuk mengambil semua langkah yang memungkinkan untuk menyelesaikan maslah yang ada secara informal apabila mungkin. Ketika Pengajuan Banding telah dilakukan, Dekan akan memastikan bahwa siswa bersangkutan telah mengetahui hak mereka sesuai prosedur dan peraturan yang berlaku, termasuk didalamnya hak mereka untuk mengajukan banding dalam 20 hari kerja dari diterimanya pemberitahuan pengambilan keputusan oleh pihak College.
    • 3.4. Warden of the College akan menentukan keabsahan latar belakang pengajuan banding internal dan apakah sebuah prima facie dapat melatarbelakangi pengajuan banding tersebut. Warden akan menunjuk panel banding internal apabila dibutuhkan.
    • 3.5. Semua pihak akan diminta untuk menyimpan catatan korespondensi dan temuan-temuan yang mana akan disimpan dalam berkas siswa tersebut.
  4. Materi dan Kebijakan Terkait

    • 4.1. Kebijakan Trinity College Foundation Studies ini akan mengambil alih kuasa dari Student Code of Conduct Trinity College (1 Januari 2007) section 32g dan 39 (yang mana tidak mengijinkan permohonan banding eksternal bagi semua siswa selain siswa Foundation Studies yang berada dalam College) dalam hal bahwa provisi yang diberikan oleh prosedur ini membiarkan siswa Foundation Studies melakukan pengajuan banding eksternal.

Ombudsman (Lihat Grievance Policy)

Apabila anda memiliki keluhan mengenai masalah apapun berkaitan dengan perkembangan akademik dan/atau keamanan pribadi atau untuk mengajukan banding atas hasil dari sebuah keluhan yang dimunculkan secara internal dalam Trinity College, anda dapat menghubungi Ombudsman Overseas Student. Ombudsman akan bertanggung jawab untuk meninjau ulang kebijakan dan prosedur terdokumentasi dari Trinity College; meninjau ulang dengan kasus yang dialami oleh siswa secara khusus; menetapkan apakah pihak College telah menaati kebijakan dan prosedur internalnya dan telah mengikuti hukum dan peraturan eksternal yang relevan; menetapkan apakah kasus siswa bersangkutan telah dipertimbangkan dengan adil dan objektif; melakukan penyelidikan akhir mengenai apakah banding yang diajukan ditolak (dimana keputusan awal College dipertahankan) atau diterima (dimana pihak College akan menyesuaikan putusannya sesuai dengan kasus siwa yang bersangkutan) dan, mengkomunikasikan temuan tersebut secara tertulis kepada pengajubanding dan pihak College.

Siswa bersangkutan dapat menghubungi Overseas StudentsOmbudsman secara langsung untuk memulai banding eksternal secara online menggunakan formulir keluhan online, atau menggunakan telepon selama jam kerja Australia, 9AM – 5PM selama Senin sampai Jumat dengan menghubungi 1300 362 072 atau dengan mengirimkan fax ke nomor 02 6276 0123 atau dengan mengirimkan surat secara langsung.

Alamatkan surat anda ke Overseas Student Ombudsman, GPO Box 442, Canberra ACT, 2601, Australia.