Deferment

Penundaan

Trinity College akan mempertimbangkan permintaan siswa untuk menunda studi mereka bila terdapat situasi yang mendesak atau memprihatinkan (misal: penyakit keras, kematian anggota keluarga atau situasi lainnya yang berada diluar kendali siswa).

Prosedur penundaan adalah sebagai berikut:

  1. Siswa bersangkutan harus menyerahkan sebuah surat permohonan formal tertulis untuk melakukan penundaan, menjelaskan alasan penundaan dan/atau kondisi pribadi yang bersangkutan dengan permohonan tersebut.
  2. Trinity College akan mempertimbangkan permohonan tersebut dalam 10 hari.
  3. Sebuah pertemuan dengan siswa bersangkutan akan diadakan untuk membahas solusi alternatif yang ada.
  4. Apabila penundaan tersebut disetujui, Trinity College akan:
    • Berkomunikasi dengan orang tua siswa;
    • Menjelaskan implikasi berkenaan dengan biaya, bila ada;
    • Memberitahukan pihak siswa dan orang tuanya mengenai implikasi yang ada berkenaan dengan visa, dan mendorong siswa untuk mencari masukan dari DIAC secara mandiri;
    • Memberitahukan siswa/orang tua mengenai keputusan yang diambil secara tertulis dan menyimpan salinannya dalam berkas siswa tersebut;
    • Memberikan informasi kepada DIAC melalui PRISMS;
    • Memutakhirkan catatan siswa tersebut pada College Administration System.

Apabila penundaan ditolak:

  1. Siswa bersangkutan akan menerima pemberitahuan tertulis tentang alasan penolakan permohonan penundaan mereka dalam 10 hari.
  2. Siswa bersangkutan akan menerima pemberitahuan mengenai semua keluhan dan proses pengajuan banding yang dapat dilihat oleh semua siswa. Student Transfers Between Providers Standard 7 (ESOS Act) melarang siswa untuk berpindah ke penyedia pendidikan (institusi) lain selama enam bulan pertama sejak dimulainya perkuliahan utama mereka. Hal ini berlaku bagi seluruh siswa (yang akan dan yang telah bergabung) yang telah memiliki visa pelajar. Trinity College berhak untuk menentukan apakah Letter of Release akan diterbitkan atau tidak bagi siswa bersangkutan. Kebijakan ini berlaku sejak 1 Juli 2007. Letter of Release akan diberikan oleh tTrinity College hanya bila transfer yang akan dilakukan tidak merugikan siswa itu sendiri atau studinya di masa yang akan datang (misal: Letter of Release akan diterbitkan bila siswa tersebut mengalami masalah pribadi atau masalah edukasional yang tidak dapat diatasi oleh Trinity College).

Trinity College akan mempertimbangkan permintaan siswa untuk menjadi terbebas dari kebijakan dan prosedur yang ada dan dapat mengatur pertemuan dengan siswa tersebut untuk membahas alternatif yang ada. Pihak Trinity College akan memberi pemberitahuan kepada siswa tersebut mengenai  keputusan yang diambil dalam 10  hari bila hal-hal berikut ini terjadi:

  1. Siswa telah menyerahkan surat permohonan tetulis agar dapat melakukan transfer ke institusi lain, juga menjelaskan alasan mereka untuk melakukan transfer tersebut, termasuk menyerahkan Letter of Offer dari institusi lain tersebut sebagai konfirmasi bahwa penawaran penerimaan yang sah telah diberikan kepada siswa bersangkutan.
  2. Siswa tersebut telah menyerahkan surat berisikan keuntungan yang akan mereka dapatkan dengan mendaftar pada oerkuliahan lain tersebut, yang mana lebih baik daripada apa yang ditawarkan oleh Trinity College, terutama dalam hal pProgram aAkademik/ dukungan kesejahteraan atau fasilitas yang diberikan kepada siswa.
  3. Untuk siswa berusia 18 tahun kebawah, mereka harus menyerahkan surat konfirmasi tertulis yang menyatakan bahwa orang tua atau wali mereka telah mendukung terjadinya transfer tersebut.

Apabila transfer tersebut dikabulkan:

  1. Pihak Trinity College akan memberitahukan kepada para siswa/orang tua (bila berumur dibawah 18 tahun) mengenai keputusan yang diambil dan menyimpan sebuah salinan dalam berkas siswa tersebut.
  2. Implikasi biaya apapun akan dijelaskan dengan referensi kepada Kebijakan Pengembalian Biaya (Refund Policy), bila memungkinkan.
  3. Siswa/orang tua akan diberitahukan mengenai implikasi visa apapun dan para siswa akan didorong untuk mencari saran langsung dari pihak DIAC.
  4. Sebuah Letter of Release akan diterbitkan.
  5. Trinity College akan memberikan informasi kepada DIAC melalui PRISMS bila transfer yang diajukan telah disetujui.
  6. Sebuah salinan dari surat yang dikirimkan kepada siswa bersangkutan akan dikirimkan pula kepada DIAC dan siswa tersebut akan disarankan untuk menghubungi DIAC untuk mendapatkan petunjuk lebih lanjut.
  7. Catatan siswa bersangkutan akan dimutakhirkan seperlunya.

Apabila transfer tersebut ditolak:

  1. Permohonan Transfer menuju institusi lain akan ditolak, dan Letter of Release tidak akan diberikan kepada siswa bersangkutan bila:
    • Transfer yang akan dilakukan dianggap terlalu merugikan kepada siswa bersangkutan
    • Siswa bersangkutan berusaha memohonkan transfer pada 4 minggu pertama dimulainya kuliah
    • Siswa bersangkutan tidak melakukan usaha yang memadai untuk beraktivitas dalam aspek akademik/sosial dari Foundation Studies Program
    • Siswa bersangkutan tidak dapat memberikan bukti bahwa perkuliahan yang dituju lebih sesuai dengan kemampuan studi akademik mereka
    • Trinity College berpendapat bahwa siswa bersangkutan berusaha untuk menghindari pelaporan atas dirinya kepada pihak Department of Immigration and Citizenship (DIAC) karena telah gagal memenuhi persyaratan batas minimum presensi kelas atau persyaratan perkembangan akademis.
  2. Sebuah surat yang menyatakan penolakan pengajuan transfer akan dikirimkan kepada siswa bersangkutan, beserta sebuah Non Letter of Release, dalam jangka waktu 10 hari sejak diterimanya permohonan transfer. Sebuah salinan surat ini akan disimpan dalam berkas siswa.
  3. Siswa bersangkutan akan menerima pemberitahuan mengenai hak mereka untuk mengajukan keluhan dan proses banding pada Trinity College.
  4. Apabila siswa bersangkutan memutuskan untuk melanjutkan proses pengunduran diri dari Trinity College Foundation Studies, salinan dari surat bersangkutan yang diterbitkan kepada siswa tersebut untuk menjelaskan alasan penolakan transfer yang diajukan akan dikirimkan kepada DIAC dan siswa tersebut akan disarankan untuk menghubungi DIAC untuk mendapatkan petunjuk lebih lanjut mengenai visa pelajar mereka.
  5. Apabila siswa bersangkutan tetap mengundurkan diri dari Trinity College, maka hal-hal berikut akan berlangsung:
    • Trinity College akan memberitahukan kepada siswa/orangtua bersangkutan mengenai keputusan yang telah diambil secara tertulis dan sebuah salinan akan disimpan dalam berkas siswa tersebut.
    • Implikasi biaya apapun akan dijelaskan sesuai dengan Refund Policy, bila memungkinkan
    • Siswa/Orangtua bersangkutan akan diinformasikan mengenai implikasi visa yang ada, dan siswa bersangkutan akan disarankan untuk mencari informasi tambahan secara mandiri dari DIAC.
    • Sebuah Non Letter of Release akan diberikan kepada siswa bersangkutan apabila permohonan transfer siswa tersebut ditolak.
    • Pihak Trinity College akan menginformasikan DIAC melalui PRISMS bila transfer tidak disetujui.
    • Berkas siswa bersangkutan akan dimutakhirkan seperlunya
    • Sebuah salinan surat bersangkutan yang diterbitkan kepada siswa bersangkutan akan dikirimkan pula kepada DIAC dan siswa tersebut akan disarankan untuk menghubungi DIAC untuk mendapat petunjuk lebih lanjut.

Pengunduran diri

Siswa yang telah menerima penawaran yang diberikan kepada mereka dan kemudian memutuskan untuk mengundurkan diri dari perkuliahan tersebut diharuskan memberi pemberitahuan kepada pihak kampus secara tertulis. Semua aplikasi pengembalian biaya yang telah dibayarkan akan dipertimbangkan secara terpisah. Siswa diharapkan merujuk kepada Letter of Offer mereka untuk mengetahui struktur biaya yang ada dan persyaratan pendaftaran, juga Refund Policy Trinity College.